Tietosuojaseloste Yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja asiakkuuksia ja markkinointia varten 1. Rekisterinpitäjä Ab LL International Oy Nihtisillantie 3 02630 Espoo Y-tunnus: 1790020-8 2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö Salla Niskanen, tietosuojavastaavagdpr@lli.fi 3. Rekistereiden nimi Yrityksen asiakasrekisteri Yrityksen markkinointirekisteri Yrityksen valvontakameran tallennerekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste Asiakasrekisteriä käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, markkinointiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Markkinointirekisteriä käytetään yrityksen tuotteiden ja palveluiden markkinointiin henkilöille, jotka eivät ole yrityksen asiakkaita, mutta antaneet suostumuksen henkilötietojensa käyttämiseen rekisterinpitäjän markkinointiviestintää varten. Asiakasrekisterissä käsiteltävien henkilötietojen antaminen on kanssamme tehtävän sopimuksen edellytys emmekä voi tehdä sopimusta ilman näitä tietoja. Käsittelyperusteemme asiakassuhteen hoidon osalta on asiakkaan ja meidän välisemme sopimuksen täytäntöönpano ja asiakasrekisterin perusteella tapahtuvan markkinoinnin osalta asiakkaan antama suostumus. Markkinointirekisteriin annettujen tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Asiakkaalla on asiakas- ja markkinointirekistereiden osalta oikeus vastustaa henkilötietojensa käyttämistä suoramarkkinointiin. Asiakas- ja markkinointirekistereissämme käsiteltäviä henkilötietoja voidaan käyttää myös palvelujen kehittämiseen ja kohdentamiseen. Yrityksen valvontakameratallennerekisteri on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (EU:n tietosuoja-asetus 6(1)(f) artikla). Rekisterinpitäjän tai kolmannen oikeutettu etu voi olla oikeudellinen, taloudellinen tai aineeton. On olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy kameravalvonnalle, esimerkiksi oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi (EU:n tietosuoja-asetus 21(1) artikla). Muun muassa liikuntakeskuksen sisäänkäyntien valvominen on tarpeen silloin, kun henkilökunta ei ole paikalla. Valvontakameratallennerekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja ei käytetä palvelujen kehittämiseen tai kohdentamiseen. Henkilötietoja käsitellään kaikissa tilanteissa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla tavalla. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin ilman asiakkaan erikseen antamaa suostumusta. Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö: EU:n tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki 25.5.2018 lukien Rikoslaki 39/1889 Kirjanpitolaki 1336/1997 5. Henkilötietojen vastaanottajat Asiakasrekisteriin antamasi henkilötiedot vastaanotetaan kirjautuessasi rekisterinpitäjän järjestelmään ja vastaanottajana on rekisterinpitäjä. Asiakasrekisterissä olevia henkilötietojasi voivat käyttää myös sellaiset liikuntakeskukset, jotka ovat tehneet yhteistyösopimuksen rekisterinpitäjän kanssa ja jotka toimivat rekisterinpitäjän konseptin mukaisesti. Näiden toimijoiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset ja ne ovat sitoutuneet noudattamaan rekisterinpitäjän ohjeita henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyen. 6. Rekisterin tietosisältö Asiakasrekisteri Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia tietoja: Henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakkuuden oston yhteydessä mahdollisesti otettu valokuva) Asiakkaan ostamat ja/tai tilaamat palvelut Maksureskontra Harjoittelukäynnit Markkinointirekisteri Markkinointirekisterissämme käsittelemme edellä mainittuja henkilötietoja pois lukien henkilötunnus, ja lisäksi pyydämme antamaan ainakin jonkin seuraavista tunnistetiedoista: ikä tai syntymävuosi sukupuoli äidinkieli Valvontakameratallennerekisteri Liikuntakeskuksessa on kameravalvonta. Valvontakameroiden videomateriaali tallennetaan yrityksen valvontakameran tallennerekisteriin. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. 7. Rekisterin ylläpitojärjestelmät Asiakasrekisteri DL Prime DL Business Intelligence Markkinointirekisteri DL Prime CRM Liikuntakeskuskohtainen asiakashallintajärjestelmä 8. Säännönmukaiset tietolähteet Asiakasrekisteri Asiakas tehdessään sopimuksen meidän tai yhteistyökumppanimme kanssa Liikuntakeskuksen kulunvalvontajärjestelmä Markkinointirekisteri Henkilö, joka luovuttaa tietonsa esimerkiksi osallistuessaan yrityksen järjestämiin kilpailuihin, tapahtumiin, arpajaisiin tai vastaaviin vuorovaikutustilanteisiin. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää asiakasrekisteristä. Valvontakameratallennerekisteri Valvontakameran tallennerekisterissä säilytämme kameravalvonnan kautta tallennettua videomateriaalia. Valvontakameroiden sijainti on merkitty erikseen kylteillä. 9. Henkilötietojen säilytysaika Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään viipymättä asiaankuuluvalla tavalla. Asiakasrekisterin tietoja säilytetään lisäksi niin pitkään kuin kirjanpitolaki tai muu asiakassuhteeseen soveltuva laki siihen velvoittaa. Asiakasrekisterin käyntitiedot anonymisoidaan kun palvelusopimuksen päättymisestä on kulunut 5. vuotta. Markkinointirekisterin tietoja säilytetään enintään 12 kk kuluttua rekisteröidyn suostumuksen antamisesta, ellei rekisteröity sitä ennen uusi suostumustaan tai tee asiakassopimusta kanssamme. Rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan myös viipymättä sen jälkeen, kun rekisteröity on peruuttanut suostumuksensa markkinointiviestien vastaanottamiseen. Valvontakameratallenteita säilytetään asianmukaisesti tietosuojan ja tietoturvan edellyttämällä tavalla ja tiedot rajoitetaan siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään (EU:n tietosuoja-asetus 5(1)(c) artikla). Säilytämme valvontakameratallenteita neljän viikon ajan, jonka jälkeen poistamme tallenteet palvelimelta pysyvästi. Tallenteiden säilyttäminen turvaa omaisuus- tai muiden mahdollisten rikosten tapahtumien ja vahinkojen selvittelyn. 10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin. Voimme käyttää asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen s käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi tehtävänsä suorittamista varten olla pääsy henkilötietoihisi. Näiden palveluntarjoajien kanssa olemme tehneet tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisen sopimuksen. Markkinointirekisterin tietojen käsittelyssä voimme käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että palvelun tarjoaja käsittelee luovutettuja henkilötietoja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla ja vain tarjotakseen erikseen sovitut palvelut rekisterinpitäjälle. Näiden palveluntarjoajien kanssa olemme tehneet tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisen sopimuksen. Rekisterinpitäjä ei muutoin luovuta annettuja henkilötietoja ulkopuolisille. Rekisterinpitäjällä on kuitenkin oikeus luovuttaa tietoja lainsäädännön tai viranomaismääräyksen niin edellyttäessä. Rekistereissämme käsiteltyjä tietoja voidaan julkaista vain, mikäli siitä on erikseen rekisteröidyn kanssa sovittu. Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai EU:n talousalueen ulkopuolelle. 11. Rekisterin suojauksen periaatteet Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, salasanoin ja tarvittavin teknisin toimenpitein suojatuilla palvelimilla. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitomääräyksiä ja rekisterinpitäjän edellyttämiä tietosuojaan liittyviä menettelytapoja. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvatoimialan käyttämillä yleisesti hyväksytyillä teknisillä keinoilla. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot säilytetään tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. 12. Rekisteröidyn oikeuksista Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin tietoihin, tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja pyytää niiden oikaisemista tai poistamista, taikka käsittelyn rajoittamista tai oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Jokaisella rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus, mikä ei kuitenkaan vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Mikäli henkilö haluaa käyttää jotain edellä mainittua oikeuttaan, tulee pyyntö siitä lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle täyttämällä asiakasrekisterissä oleva tarkastuspyyntölomake tai tietojen poistamista koskeva lomake ja lähettämällä lomake osoitteeseen: Ab LL International Oy/GDPR Nihtisillantie 3 02630 Espoo tai sähköpostitse osoitteeseen gdpr@lli.fi. Asiakasrekisteritietojen tarkastuspyyntölomake (pdf) Asiakastietojen poistamispyyntö (pdf) Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Henkilötietojensa käsittelyyn tyytymättömällä on myös oikeus tehdä käsittelyä koskeva valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimiston osoite on Ratapihantie 9, 00520 Helsinki ja sähköpostiosoite on tietosuoja@om.fi.
